Angebot einholen

Um einen Anbieter für eine Dienstleistung oder ein Produkt zu finden, der Deinen Vorstellungen hinsichtlich Qualität und Preis entspricht, solltest Du selbst aktiv werden und ein Angebot einholen. Im Vorfeld einer Angebotserstellung dient eine offene und genaue Absprache zwischen dem Auftraggeber und dem Dienstleister oder Lieferanten dazu, dass beide Seiten mit dem Ergebnis am Ende zufrieden sind.

Inhalt:

Angebotsanfrage erstellen
Wichtige Aspekte bei Angebotsanfragen
Bestandteile einer Anfrage
Angebote vergleichen
Tipps Händlersuche

Wie stellt man eine Angebotsanfrage?

Wenn Du ein Angebot einholen musst, um einen Auftrag für eine Lieferung oder eine Dienstleistung zu erteilen, solltest Du vier Schritte einhalten:

Schritt 1: Bedarf ermitteln
Am Anfang Deiner Suche nach dem richtigen Anbieter steht Dein Bedarf. Damit Du auch wirklich die richtige Dienstleistung oder das passende Produkt erhältst, solltest Du festzustellen, was genau Deinem Bedarf entspricht. Aus diesem Grund gilt es, im Vorfeld einer Angebotsanfrage Informationen einzuholen, die Deinen Bedarf im Detail bezeichnen. Für den Austausch Deiner Zimmertüren benötigst Du zum Beispiel im Regelfall keinen Architekten oder Bauleiter, sondern der Kontakt zu einem Schreiner ist ausreichend. Und solltest Du eine Facebook-Kampagne aufsetzen wollen, so benötigst Du in erster Linie einen Online Marketing Manager und keinen Programmierer oder Projektleiter.

Schritt 2: Anbieter suchen
Nachdem Du festgelegt hast, welchen Fachmann oder welches Produkt Du für das Angebot ansprechen wirst, gilt es, verschiedene Anbieter zu finden. Auf der Suche nach Anbietern aus der ermittelten Branche helfen Dir nicht nur Internetportale, Branchenbücher oder Suchmaschinen, sondern auch örtliche Industrie- und Handelskammern oder Verbände, sowie überregionale Fachmessen mit ihren Anbieterverzeichnissen. Als sichere Quellen, um den richtigen Fachmann, Handwerker oder Händler zu finden, bei dem Du ein Angebot einholen kannst, gelten Empfehlungen von Bekannten oder Geschäftspartnern.

Schritt 3: Anbieterkreis festlegen
Auf Deiner Suche nach dem richtigen Fachmann oder Händler solltest Du mehrere Anbieter bestimmen, bei denen Du ein Angebot einholen wirst, damit Du vor einer Angebotsannahme einen Vergleich anstellen kannst. Ein Angebot sollte kostenfrei sein. Achte daher darauf, dass Du Deine Anfrage nur an Anbieter richtest, die Dir ein kostenloses Angebot zusichern.

Schritt 4: Angebot einholen
Im vierten Schritt kannst Du von jedem Deiner ausgewählten Anbieter ein Angebot einholen. Bei Deiner Anfrage gilt es, mehrere Kriterien zu beachten, damit Du am Ende den richtigen Fachmann, Hersteller oder Händler für Deinen Bedarf beauftragst. Um einen realistischen Vergleich anstellen zu können, solltest Du für größere Aufträge mindestens drei Angebote einholen.

Was musst Du bei einer Angebotsanfrage beachten?

Beratung vor der Anfrage
Die meisten Kunden beauftragen einen Fachmann mit der Umsetzung eines Auftrags oder der Beschaffung einer Ware, weil sie selbst Laien sind. Der Fachmann hingegen verfügt über umfassende Kenntnisse und Mittel, um den Auftrag auszuführen, die dem Kunden fehlen. Gerade im technischen Bereich sind Kunden oftmals nicht in der Lage, ihren Bedarf genau festzustellen. Daher kann es ratsam sein, an den Anfang einer Anfrage eine aufklärende Beratung zu stellen. Diese gibt zugleich Auskunft über die Kompetenzen und Servicebereitschaft des Anbieters und stellt ein wichtiges erstes Auswahlkriterium für die Auftragserteilung.

Beim Angebot einholen Formulierung beachten
Nachdem Du Dich umfassend informiert hast, wie Du Deinen Bedarf benennen musst, solltest Du in Deiner Anfrage genau formulieren, welche Dienstleistung oder welches Produkt Du benötigst. Übermittle auf Deiner Anfrage alle Eigenschaften, die die angebotene Leistung haben muss. Zudem kannst Du angeben, innerhalb welches Zeitrahmens Du die Leistung erhalten möchtest und auch, welches Budget sie nicht überschreiten darf. Je gründlicher Du Deinen Bedarf vermittelst, umso genauer wird auch das Angebot zu erwarten sein. Mit einer genauen Formulierung schließt Du aus, dass der Dienstleister oder Händler Dich missversteht und Leistungen anbietet, die Du nicht brauchst.

Welche Bestandteile hat eine Anfrage?

Abhängig davon, wie weit der Entscheidungsprozess für eine Auftragsvergabe bereits vorangeschritten ist, kannst Du ein allgemeines oder ein bestimmtes Angebot einholen.

Allgemeines Angebot einholen
Mit der allgemeinen Anfrage verschaffst Du Dir einen ersten Überblick über die Leistungen oder die Produkte eines Anbieters. Die allgemeine Anfrage übermittelt Dir unverbindliche Informationen, die Dir Orientierung über Produkt- und Ausführungsvarianten, sowie über die Preise geben. Deine allgemeine Anfrage sollte die folgenden Bestandteile enthalten:

Name und Anschrift des Interessenten
Ansprechpartner
Kontaktmöglichkeit mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Faxnummer
Datum der Anfrage
Betreff der Anfrage
Name und Adresse des Anbieters
ggf. Ansprechpartner
Beschreibung Deines Bedarfs an Dienstleistung oder Ware
Bitte um allgemeine Informationen, wie zum Beispiel Katalog, Informationsmaterial, Preislisten, Verkaufs- und Lieferbedingungen und mehr
ggf. Bitte um Beratung

Individuelles Angebot einholen
Die individuelle Anfrage richtest Du an einen ausgewählten Kreis von Anbietern, über deren allgemeines Angebot Du Dich bereits informiert hast. In der individuellen Anfrage gilt es, den Inhalt des Angebotes, das Du erwartest, genau zu beschreiben. Dabei solltest Du sorgfältig formulieren, damit der Anbieter genau versteht, wie Dein Bedarf lautet. Die nachfolgenden Bestandteile sollten in Deinem individuellen Angebot zu finden sein:

Name und Anschrift des Interessenten
Ansprechpartner
Kontaktmöglichkeit mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Faxnummer
Datum der Anfrage
Betreff der Angebotsanfrage
Name und Adresse des Anbieters
ggf. Ansprechpartner
genaue Beschreibung des Bedarfs mit Gegenstand der Ware oder Dienstleistung, sowie deren Menge, Qualität, Art und Umfang
Nennung des gewünschten Leistungs- oder Lieferzeitraums
Bitte um Information über die Liefer-, Verkaufs- und Dienstleistungsbedingungen
Bitte um Information über die Zahlungsbedingungen

Weitere Bestandteile einer Anfrage

Je nach Art der Anfrage können noch weitere Bestandteile in die Anfrage aufgenommen werden, wie zum Beispiel:

Ort der Leistungserbringung
gewünschte Versandart
Bitte um Preisvarianten
Bitte um Varianten in der Ausführung
Nennung von gewünschten Serviceleistungen
Nennung von künftigem Bedarf
Bitte um Referenzen des Anbieters
Terminierung der Angebotsabgabe
Terminierung der Angebotsannahme
Terminierung des Leistungsbeginns

Angebote vergleichen – Worauf musst Du als Kunde achten?

Sobald ein Angebot vorliegt, steht der Kunde in der Herausforderung, sich zu entscheiden, um das Angebot anzunehmen oder abzulehnen. Wurden mehrere Angebote angefordert, dann gilt es, diese miteinander zu vergleichen. Beim Vergleich der Angebote helfen die folgenden Auswahlkriterien, nach denen sich Deine Entscheidung für einen der Anbieter ausrichten sollte:

Das Angebot

geht auf die Bestandteile der Anfrage ein
zeigt, dass der Anbieter die Anfrage verstanden hat
enthält Empfehlungen
entspricht den in der Anfrage formulierten Wünschen und Anforderungen
bietet darüberhinausgehende, empfohlene Leistungen nur optional an
ist ansprechend gestaltet
bietet einen guten Überblick
ist unmissverständlich und einfach formuliert
macht einen seriösen Eindruck
vermittelt Vertrauen
bietet Garantien an, um vor einer Fehlinvestition zu schützen
zeigt, dass der Anbieter ausreichende Fähigkeiten und Erfahrungen mitbringt
zeigt, dass der Anbieter Interesse an der Umsetzung des Auftrags hat

Fünf Tipps für die Dienstleister- und Händlersuche

Tipp 1: Gründe für die Preisgestaltung berücksichtigen
Nicht nur der Preis sollte darüber entscheiden, welches der eingeholten Angebote Deinen Zuschlag erhält. Denn das günstigste Angebot ist nicht immer auch das Beste. Die Gründe für sehr günstige Preise können in einer verminderten Qualität liegen. Denn Preise sollten so kalkuliert werden, dass sie sämtliche anfallende Kosten decken. Aber auch ein Direktvertrieb mit guter Qualität ermöglicht eine günstige Preisgestaltung. Daher sollten sich Kunden über die Gründe informieren, die hinter einem preisgünstigen Angebot stecken.

Tipp 2: Ein Angebot ist verhandelbar
Wenn ein Angebot aufgrund der Auswahlkriterien attraktiv ist, aber dennoch nicht alle Vorstellungen trifft, kann der Kunde verhandeln. Nach dem Erhalt des Angebotes kannst Du den Dienstleister oder Händler mit dem attraktivsten Angebot auf die Bestandteile ansprechen, die Du gerne ändern möchtest. Gerade Dienstleister oder Handwerker haben oftmals Spielraum, um ein Angebot zu variieren und anzupassen. Auf der anderen Seite haben Anbieter auch Möglichkeiten, Angebote zu verhandeln und den Kunden von ihrem Angebot zu überzeugen.

Tipp 3: Absage des Angebots
Zwar wissen Anbieter, dass der Kunde ihr Angebot nicht annehmen muss. Dennoch hat der Anbieter kostenlos Zeit investiert und einen positiven Umgang verdient. Daher sollte der Kunde dem Anbieter die Ablehnung eines Angebotes durch eine kurze Mitteilung anzeigen. Eine Rückmeldung mit der Absage hält für beide Seiten eine zukünftige Geschäftsbeziehung offen.

Tipp 4: Angebot einholen bei Handwerkern
Gerade Handwerker geben oftmals anstatt eines verbindlichen Angebotes einen unverbindlichen Kostenvoranschlag ab. Kunden, die sich für den Kostenvoranschlag eines Anbieters entschieden haben, können vor der Annahme ein verbindliches Angebot anfordern.

Für Handwerkerleistungen ist vor der Angebotsabgabe oftmals ein Vor-Ort-Termin erforderlich. Daher muss ein Kostenvoranschlag ohne vorherige Besichtigung der Ausgangssituation als sehr unsichere Aussage angenommen werden. Du solltest im gegebenen Fall eine vorherige Besichtigung einfordern.

Tipp 5: Angebot einholen auf Englisch
Je genauer ein Angebot ausformuliert ist, umso mehr Sicherheit vermittelt es für beide Seiten. Stellt ein Kunde daher seine Anfrage an ein englischsprachiges Unternehmen, sollte er auf Angebotsmuster mit Satzbausteinen in den üblichen Formulierungen zurückgreifen. Reichen diese Vorgaben für seine Anfrage nicht aus, lohnt es sich, eine Übersetzungshilfe für die Anfrage, das Angebot und die Angebotsannahme zu engagieren.

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